Det grundlæggende kendetegn for udlejning af fast ejendom er, at en lejer for en aftalt periode og mod en betaling tildeles retten til at:
Man siger, at lejer skal have en eksklusiv brugsret til den pågældende ejendom.
Hvis man som lejer ikke har denne eksklusive brugsret over en fast ejendom, er der ikke tale om udlejning af fast ejendom, men derimod en almindelig momsbelagt aktivitet med pligt til almindelig momsregistrering og dermed ikke nogen frivillighed. Det vil f.eks. være tilfældet, hvis flere forskellige lejere disponerer over den samme faste ejendom samtidigt.
Der kan søges om tilladelse til frivillig momsregistrering for udlejning af fast ejendom, der udlejes eller forsøges udlejet. Den frivillige registrering kan omfatte hele ejendommen, enkelte bygninger eller enkelte lokaler. Det er op til udlejer, hvad der skal omfattes af en frivillig registrering. Der skal altid ske ændring af registreringen, hvis flere eller færre lejemål ønskes inddraget under registreringen.
Udlejning af værelser i hoteller og lignende, korttidsudlejning af værelser (under 30 dage) samt udlejning af camping-, parkerings- og reklameplads er altid momspligtigt. Her skal man have en almindelig momsregistrering og ikke søge om frivillig momsregistrering.
Ved at lade sig frivilligt momsregistrere kan udlejer fradrage moms af udgifter til byggeri, drift og administration efter momslovens almindelige regler. Til gengæld skal huslejen pålægges moms.
Hvis lejer er momsregistreret og kan fratrække moms af lejeudgiften, vil det som udgangspunkt altid være momsmæssigt fordelagtigt for udlejer at lade sig frivilligt momsregistrere, idet lejen så aftales ekskl. moms, og momsen lægges oveni.
Der kan kun gives tilladelse til momsregistrering ved erhvervsmæssig udlejning. Det betyder grundlæggende, at der skal være tale om:
Herudover er det en betingelse, at der ikke må være tale om udlejning til boligformål.
Ved almindelig udlejning til eksterne lejere vil man typisk opfylde betingelsen om erhvervsmæssig udlejning, herunder udlejning til markedsleje.
Ved udlejning mellem interesseforbundne parter vil Skattestyrelsen derimod fokusere på, om der er tale om udlejning til en markedsleje. Der kan f.eks. være tale om udlejning mellem to koncernforbundne selskaber, hvor det ene selskab har fratrukket moms ved opførelse af en ejendom under en frivillig momsregistrering, og efterfølgende udlejer ejendommen til et koncernforbundet selskab uden momsfradragsret. Her vil der typisk samlet set være en momsfordel ved udlejning til en lav leje med tillæg af moms i 10 år, indtil momsreguleringsforpligtelsen på ejendommen er udløbet. I et sådant tilfælde vil Skattestyrelsen typisk tilbagekalde den frivillige momsregistrering og kræve den fratrukne moms af opførelsesomkostninger tilbagebetalt, hvis den opkrævede leje ikke er udtryk for en markedsleje.
Et andet eksempel, hvor Skattestyrelsen fokuserer på, om der er tale om udlejning til en markedsleje, er ved udlejning af idrætsanlæg, f.eks. idrætshaller. En almindelig amatøri-drætsforening vil typisk ikke have den store momsfradragsret ved opførelse af en idrætshal til eget brug, idet hovedparten af foreningens aktiviteter som regel vil være momsfritaget. I stedet kan en nyetableret forening, selvejende institution etc. fratrække moms ved opførelse af en idrætshal under en frivillig momsregistrering og efterfølgende udleje hallen med tillæg af moms til amatøridrætsforeningen. Her vil der typisk samlet set også være en momsfordel ved udlejning med tillæg af moms i 10 år, indtil momsreguleringsforpligtelsen på ejendommen er udløbet. Det er også her vigtigt at udleje til markedsleje for at undgå tilbagebetaling af den fratrukne moms af opførelsesomkostningerne.
Som det fremgår, er det meget væsentlig at finde markedslejen. Der findes ikke nogen regel for, hvordan dette skal ske, men man kan f.eks. anmode 2-3 lokale mæglere om at komme med deres bud og tage et gennemsnit af dette. Man kan ikke få et bindende svar fra Skattestyrelsen på, om man har fundet den korrekte markedsleje, idet der ikke gives bindende svar på spørgsmål om bevillinger som f.eks. en anmodning om frivillig momsregistrering for udlejning af fast ejendom.
Mange virksomheder glemmer at ansøge om en frivillig momsregistrering, før de påbegynder udlejning med tillæg af moms. Desuden glemmer mange virksomheder at afmelde lejemål fra den frivillige momsregistrering, når de ikke længere ønsker at udleje de pågældende lejemål med tillæg af moms.
Skattestyrelsen tillader typisk, at man ændrer sin frivillige momsregistrering med tilbagevirkende kraft, uden at der sker opkrævning af udgående moms eller tilbagebetaling af fratrukket moms, hvis man i øvrigt har opfyldt betingelserne for frivillig momsregistrering/afmeldelse, herunder primært at man har opkrævet/ikke opkrævet moms af lejen på korrekt vis.
Et ofte forekommende scenarie er, at en virksomhed har fratrukket moms ved opførelse eller ombygning/renovering af en ejendom og påbegyndt udlejning uden at ansøge om en frivillig momsregistrering. For at kunne fradrage moms under opførelse mv. af en udlejningsejendom skal Skattestyrelsen, inden byggeaktiviteterne er gået i gang, godkende en erklæring fra udlejeren om, i hvilket omfang ejendommens lejemål forventes omfattet af registreringen. Hvorvidt man også her kan opnå en frivillig momsregistrering med tilbagevirkende kraft, afhænger af omstændighederne. Hvis man har været momsregistreret, har anført i lejekontrakten, at der skal lægges moms på huslejen samt afregnet den udgående moms på lejen, accepterer Skattestyrelsen typisk, at man frivilligt momsregistreres med tilbagevirkende kraft. Har man derimod udlejet ejendommen uden moms i blot en kortere periode, vil Skattestyrelsen typisk kræve tilbagebetaling af den
fratrukne moms.