Momsfradrag forudsætter, at der er leveret varer eller ydelser til den virksomhed, der anmoder om momsfradraget. Det er som udgangspunkt en betingelse for, at varen eller ydelsen kan anses for at være “leveret til virksomheden”, at man er i besiddelse af en forskriftsmæssig faktura, som er udstedt til den købende virksomhed.
En forskriftsmæssig faktura skal indeholde følgende oplysninger:
Enhver faktura skal indeholde købers navn og adresse for at være forskriftsmæssig. Kun den virksomhed, som en faktura er udstedt til, kan fradrage momsen på fakturaen. En faktura, der fejlagtigt er udstedt til f.eks. et koncernforbundent selskab, berettiger derfor ikke til momsfradrag, uanset at betalingen for købet er sket fra den rette virksomhed.
Der er heller ikke momsfradrag for fakturaer udstedt til virksomhedens medarbejdere. Det var f.eks. tilfældet for en El- og VVS-installatør, som ønskede at anskaffe en række servicevogne drevet på el. Virksomheden påtænkte at installere ladestandere i husstanden hos medarbejderne, som skulle køre i de eldrevne servicevogne. Elselskabet skulle udstede en faktura for elforbruget til ejeren af hovedmåleren (medarbejderen), og virksomheden ville herefter refundere medarbejderen beløbet. Af et bindende svar fra Skatterådet fremgår, at virksomheden ikke havde ret til momsfradrag for indkøb af el, som afregnes overfor en medarbejder. Begrundelsen var, at virksomheden ikke var i besiddelse af en forskriftsmæssig faktura udstedt til virksomheden.
Manglende oplysning om ”mængden og arten af de leverede varer og/eller ydelser” sammenholdt med manglende oplysning om “pris pr. enhed uden moms” har givet anledning til en række sager om nægtelse af fradrag inden for bl.a. byggebranchen og rengøringsbranchen, hvor leverandørerne typisk har undladt at afregne moms af deres leveringer.
En faktura skal indeholde mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser. Det skal altså fremgå, hvilke varer der leveres, og antallet. Hvis der sælges ydelser, skal det oplyses hvilken tjenesteydelse, der er tale om, og omfanget heraf. Her lægger Skattestyrelsen særlig vægt på, at det meget præcist fremgår, hvilke ydelser der er leveret, samt hvornår de er leveret. Det er f.eks. ikke tilstrækkeligt, at der alene anføres ”renovering af ejendom” eller ”rengøring i januar”.
Udover ”mængden og arten af de leverede varer og/eller ydelser” skal ”pris pr. enhed uden moms” fremgå af fakturaen, for at denne er forskriftsmæssig.
Det skal vurderes ud fra den konkrete situation, om det er muligt at angive en enhedspris, herunder om der foreligger en enhedspris, og om der foreligger særlige branchemæssige forhold. Kravet om enhedspriser gælder for varer og ydelser, der kan tælles. For ydelser kan den tællelige enhed f.eks. være en timesats eller en pris for en standardydelse. Hvis leveringen ikke kan opdeles i tællelige enheder, er enhedsprisen den totale pris uden moms. Enhedsprisen behøver heller ikke at blive vist, hvis dette ikke er sædvanlig praksis inden for branchen, og dette ikke kræves af køberen. Branchekutymen må dog ikke føre til, at fakturaerne bliver alt for summariske med hensyn til angivelse af varernes eller ydelsernes omfang og prisangivelse heraf.
Inden for bl.a. byggebranchen og rengøringsbranchen tillader Skattestyrelsen typisk ikke fakturaer uden enhedspriser i form af timesatser. Det er væsentligt, at det fremgår, på hvilket grundlag momsgrundlaget (fakturabeløbet) er opgjort, herunder hvilke timesatser der er anvendt. Der findes adskillige eksempler på, at Skattestyrelsen har nægtet momsfradrag inden for bygge- og rengøringsbranchen med den begrundelse, at der ikke var udstedt forskriftsmæssige fakturaer, herunder angivelse af timesatser. Nægtelse af momsfradrag sker typisk i de tilfælde, hvor leverandørerne har undladt at afregne den fakturerede moms.
Der er set eksempler på, at Skattestyrelsen nægter momsfradrag i tilfælde, hvor leverandørerne har afregnet momsen på korrekt vis, men hvor fakturaen ikke opfylder de forskriftsmæssige krav. Skattestyrelsen kan imidlertid ikke nægte at indrømme momsfradrag alene af den grund, at en faktura ikke opfylder de betingelser, der kræves, hvis Skattestyrelsen er i besiddelse af alle de oplysninger, der kræves for at kunne efterprøve, om de materielle betingelser vedrørende fradragsretten er opfyldt.
Kun hvis Skattestyrelsen ikke råder over de oplysninger, der er nødvendige for at kunne efterprøve de materielle betingelser for fradragsret, kan momsfradrag nægtes. Skattestyrelsens praksis er meget restriktiv. Hvis der ikke kan fremlægges en forskriftmæssig faktura, skal der særdeles meget til at overbevise Skattestyrelsen om, at momsfradrag skal godkendes.