Standardsatserne for skattefri rejsegodtgørelse opdeles i henholdsvis kostsatsen på 574 kr. pr. døgn (2024) og logisatsen på 246 kr. (2024). Standardgodtgørelserne forudsætter naturligvis, at arbejdsgiveren mfl. ikke har dækket udgifterne på anden vis.

Reglerne er grundlæggende ret enkle. Det skattemæssige rejsebegreb giver i praksis dog anledning til tvivl, især bedømmelsen af, om et arbejdssted er midlertidigt, og hvornår afstanden til det midlertidige arbejdssted gør, at det ikke er muligt at overnatte på den sædvanlige bopæl.

Rejsebegrebet – hvornår er man på rejse?

En medarbejder er på rejse, når:

• Arbejdsgiveren midlertidigt udsender medarbejderen til et andet sted end den sædvanlige arbejdsplads, og dette medfører, at medarbejderen ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl (tjenesterejse).
• Medarbejderen på grund af afstanden mellem sin bopæl og det midlertidige arbejdssted ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl (selvvalgt rejse).

Der skal således foretages en bedømmelse af:

• Om arbejdsstedet kan anses for midlertidigt
• Hvor medarbejderens sædvanlig bopæl er
• Om medarbejderen kan nå hjem på den sædvanlige bopæl og overnatte (afstandsbetingelsen).

Hvis arbejdsstedet ikke kan anses for midlertidigt, er afstanden mellem den sædvanlige bopæl og arbejdsstedet uden betydning – der er ikke i skattemæssig henseende tale om en rejse, når arbejdsstedet ikke er midlertidigt. En person, der er bosat i Viborg og får en fast ansættelse i en virksomhed i Madrid, hvor arbejdet skal udføres, er ikke på rejse, selv om ægtefællen og mindreårige børn bliver boende i familiens bolig i Viborg. Når rejsebegrebet ikke er opfyldt, kan arbejdsgiveren ikke udbetale skattefri rejsegodtgørelse og ej heller dække udgifter til kost og logi efter regning. Medarbejderen kan heller ikke foretage skattemæssigt fradrag på den danske selvangivelse, da rejsereglerne er de samme, uanset om der ydes godtgørelse eller ønskes fradrag.

Midlertidigt arbejdssted

Hvornår et arbejdssted kan anses for at være midlertidigt, afgøres konkret ud fra en vurdering af medarbejderens ansættelses- og arbejdsforhold.

Et midlertidigt arbejdssted forudsætter en tidsbegrænsning.

Tidsbegrænsning på grund af arbejdets karakter

For visse typer af arbejde vil arbejdsstedet altid være midlertidigt, det gælder f.eks. bygge- og anlægsarbejder. Det er med andre ord arbejdets karakter, der gør, at der er tale om et midlertidigt arbejdssted. Rejsebegrebet kan således være opfyldt, selv om medarbejderen er fastansat hos den pågældende arbejdsgiver.

Tidsbegrænsning – ansættelseskontrakten mv. er tidsbegrænset

Når et arbejdssted ikke i sig selv er af midlertidig karakter, men i princippet lader sig udføre på det samme sted dag ud og dag ind, f.eks. en fabrik, forudsætter ”et midlertidigt arbejdssted” en tidsbegrænsning.

Åremålsansættelser f.eks. på tre eller fem år betyder ikke, at arbejdsstedet af denne grund er midlertidigt i relation til rejsebegrebet. Hvis en person, derimod ansættes for en tidsbegrænset periode, fordi medarbejderen skal udføre en konkret opgave, der skal være færdiggjort inden for en given periode, vil der være tale om et midlertidigt arbejdssted.

Indeholder en ansættelseskontrakt, der ikke er tidsbegrænset, en prøvetid på f.eks. tre måneder, og det kan dokumenteres, at prøvetiden er reel, vil der for prøveperioden være tale om et midlertidigt arbejdssted i relation til rejsebegrebet.

Tidsbegrænsning er ikke defineret i hverken loven eller dens forarbejder. Der skal derfor foretages en konkret og individuel vurdering af medarbejderens ansættelses- og arbejdsforhold. I denne vurdering indgår en række kriterier, hvor særligt to skal fremhæves, nemlig tidsbegrænsningens længde og årsagen hertil:

• Jo kortere perioden er, jo mere sandsynligt er det, at der er tale om et midlertidigt arbejdssted
• Er der tale om en konkret opgave, der skal færdiggøres, eller er tidsbegrænsningen begrundet i andre arbejdsmæssige forhold?

Korterevarende sæsonarbejde som f.eks. plukning af jordbær og optagning af rodfrugter anses som udgangspunkt for at være midlertidigt arbejde. Det følger af arbejdets karakter, at det ophører, når den konkrete sæson er forbi.

En tidsbegrænset ansættelse med en varighed af 12 måneder på en fabrik beliggende i Danmark af en i udlandet bosat person med sædvanlig bopæl der, f.eks. i Polen, bliver ifølge praksis godkendt som et midlertidigt arbejdssted, i hvert fald når der intet er aftalt om en eventuel forlængelse af kontrakten. Indgår virksomheden og medarbejderen efter udløbet af den første kontrakt en ny tidsbegrænset ansættelseskontrakt på 12 måneder, er den altovervejende hovedregel, at der ikke længere er tale om et midlertidigt arbejdssted. Hvis der kan dokumenteres en konkret arbejdsmæssig begrundelse for en forlængelse af ansættelseskontrakten, kan arbejdsstedet dog fortsat være midlertidigt. I sådanne tilfælde er der næppe tale om en kontrakt på oprindeligt 12 måneder og en forlængelse af samme varighed.

Selv om et arbejdssted objektivt set er midlertidigt, er der skattemæssigt kun tale om en rejse med deraf følgende mulighed for at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, hvis afstanden mellem den sædvanlige bopæl og et midlertidigt arbejdssted umuliggør overnatning i hjemmet. Det er ikke kun afstanden, der skal tages i betragtning, men arbejdstidens længde og arbejdets beskaffenhed inddrages tillige.

I relation til rejsebegrebet sondres der mellem to former for rejser, nemlig:

• Tjenesterejse
• Selvvalgt rejse.

Tjenesterejse

Ved tjenesterejser er det arbejdsgiveren, der beordrer medarbejderen til at arbejde på et andet sted end den sædvanlige faste arbejdsplads. Ved tjenesterejse skal der foretages en konkret bedømmelse af medarbejderens samlede arbejdsvilkår på det midlertidige arbejdssted, herunder arbejdsgiverens instruktioner til medarbejderen.

Et typisk eksempel på en tjenesterejse er en lærer, der er på lejrskole med en klasse, hvor det kræves, at læreren overnatter på lejrskolen. Her er afstanden mellem den private bopæl og lejrskolen reelt uden betydning.

Et andet eksempel er en montør, der af arbejdsgiveren sendes ud til en virksomhed for at montere en maskine, der skal køre i døgndrift. Ved bestilling af maskinen har virksomheden krævet, at montøren forbliver på virksomheden i et døgn efter, at monteringen er fuldført for at give medarbejderne, der arbejder i skiftehold, de nødvendige instruktioner i betjening af maskinen, ligesom eventuelle fejl mv. skal rettes straks. Arbejdsgiverens krav til montøren om ophold på virksomheden, hvor han har ”tilkaldevagt” mv., betyder, at medarbejderen er på rejse.

I mange tilfælde, hvor arbejdsgiveren udsender medarbejderen til et midlertidigt arbejdssted, vil vurderingen af, om rejsebegrebet er opfyldt, reelt være den samme som ved selvvalgt rejse, nemlig om det er muligt for medarbejderen at overnatte på bopælen.

Selvvalgt rejse

Ved en selvvalgt rejse er det personen selv, der har valgt at arbejde på et midlertidigt arbejdssted langt fra sin sædvanlige bopæl. For disse selvvalgte rejser og i øvrigt også for mange tjenesterejser, f.eks. den fastansatte håndværker, der bliver sendt rundt i Danmark eller til udlandet, er det ubetinget et krav, at afstanden mv. mellem det midlertidige arbejdssted og den sædvanlige bopæl umuliggør overnatning hjemme. Denne afstand er hverken defineret i loven, forarbejderne til loven eller andre steder, men kan udelukkende udledes af domspraksis mv. på området.

Det er muligt, at medarbejderen synes, at det er besværligt, langt, upraktisk eller dyrt at overnatte på den sædvanlige bopæl. Dette tager skattereglerne ikke hensyn til. Skattefri rejsegodtgørelse, dækning af rejseudgifter efter regning eller eventuel et fradrag herfor på selvangivelsen forudsætter, at der skattemæssigt er tale om en rejse. Vælger medarbejderen at bosætte sig i nærheden af det midlertidige arbejdssted, og Skattestyrelsen underkender, at der er tale om en rejse, er det ikke muligt efterfølgende at få befordringsfradrag, da man jo ikke har befordret sig til den sædvanlige bopæl, men valgt at bo i nærheden af det midlertidige arbejdssted.

Rejseafregninger

For at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse skal medarbejderen udfylde et rejsebilag, der indeholder følgende oplysninger:

•  Navn, adresse og cpr-nummer
• Rejsens erhvervsmæssige formål
• Rejsens start- og sluttidspunkt
• Rejsens mål med eventuelle delmål
• De anvendte satser
• Beregning af rejsegodtgørelsen.

Arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere rejsebilaget og bør på den ene eller anden måde tilkendegive, at kontrollen er udført.

Er rejsebilagene mangelfulde, viser domspraksis, at dette ofte har den konsekvens, at udbetalte godtgørelser bliver anset for skattepligtige, idet arbejdsgiveren ikke kan have udført den fornødne kontrol, f.eks. hvis rejsens start- og sluttidspunkt ikke er påført bilaget.

For hovedaktionærer gælder fuldstændigt de samme regler om udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse som for andre medarbejdere. Men domspraksis viser, at der gælder et skærpet beviskrav for hovedaktionærer. Er virksomheden så stor, at der er ansat en bogholder eller lignende i selskabet, bør hovedaktionæren lave en aftale med bogholderen om, at denne påser, at rejseafregningen/bogføringsbilaget indeholder alle de nødvendige oplysninger og attesterer, at der er foretaget kontrol.

Hvis det overhovedet er muligt at nå hjem og få sin nattesøvn – bortset fra tjenesterejser med pligt til at forblive på det midlertidige arbejdssted – er betingelserne for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse næppe opfyldt. Økonomisk set er det alt andet lige bedre at få skattefri godtgørelse ved kørsel i egen bil for de første 60 arbejdsdage på et midlertidigt arbejdssted end at få underkendt, at man er på rejse og dermed bliver skattepligtig af den modtagne rejsegodtgørelse. Det er ikke muligt efterfølgende at konvertere en modtagen rejsegodtgørelse til en skattefri kørselsgodtgørelse.

Er der tale om meget lange arbejdsdage, så gem arbejdssedler eller anden dokumentation for den daglige arbejdstid. Husk, at meget lange arbejdsdage ikke er ensbetydende med, at man er på rejse, hvis det ikke er fysisk hårdt arbejde, der bliver udført.

Vær omhyggelig med at udfylde rejseafregningerne, således at sjusk ikke medfører, at en ellers skattefri godtgørelse bliver skattepligtig.

Rejsegodtgørelse kan kun være skattefri, hvis der er tale om en ekstraudgift for arbejdsgiveren, eller sagt på en anden måde, medarbejderen må ikke på nogen måde have ydet kompensation (lønnedgang mv.) til arbejdsgiveren mod til gengæld at få skattefri rejsegodtgørelse. Er dette tilfældet, er rejsegodtgørelsen skattepligtig, selv om rejsebegrebet er opfyldt.

Der kan kun udbetales skattefri kostgodtgørelse efter standardsatsen i de første 12 måneder på et midlertidigt arbejdssted. Denne tidsbegrænsning gælder ikke logisatsen, så længe der fortsat er tale om et midlertidigt arbejdssted.